Ai-je le droit de consulter les e-mails de mes salariés?

E-mails protégés par le secret des correspondances

Pour être protégés, les messages doivent être clairement identifiés comme étant « personnels » ou « confidentiels ». Il revient au salarié d’identifier les messages qui sont personnels.

La nature personnelle d’un message peut figurer soit dans l’objet du message, soit dans le nom du répertoire dans lequel il est stocké.

À défaut d’une telle identification, les messages sont présumés être professionnels. Si le salarié n’a pas mentionné « personnel » sur l’objet du mail ou dans le nom donné au dossier les regroupant, vous avez alors la possibilité d’en prendre connaissance.

Exceptions

Vous avez la possibilité de consulter les e-mails personnels de vos salariés sous certaines conditions. Sauf risque ou événement particulier, le salarié doit être présent ou, en cas d’absence, avoir été informé de votre intervention.

Si vous avez un motif légitime et que cela est nécessaire à la protection de vos droits, vous pouvez également saisir le juge d’une demande permettant à un huissier d’accéder à toutes les données, même personnelles, contenues dans l’ordinateur de l’un de vos salariés. Cette démarche peut permettre de recueillir des preuves en vue d’une éventuelle action en justice.

Par exemple, un salarié échange des e-mails avec des personnes étrangères à l’entreprise faisant état de manœuvres déloyales. Dans ce cas-là, la jurisprudence « e-mail » permet à l’employeur de demander l’intervention d’un huissier.

Informer les salariés pour éviter les litiges

Pour éviter les malentendus, vous pouvez rédiger une charte informatique. Cette dernière définira les modalités d'usage et de contrôle des outils informatiques. Elle informera également les salariés sur la différence entre e-mail professionnel et e-mail personnel.